Als transportondernemer ben je liever bezig met je klanten en je wagens dan met administratie. Toch is het uitlezen van de tachograaf een klusje waar je echt niet onderuit komt. De Europese regels zijn streng en de boetes voor het missen van data zijn ronduit pijnlijk. Een gat in je administratie of een bestand dat te laat is binnengehaald, kan je bij een bedrijfsinspectie duizenden euro’s kosten. Zonde van het geld en de stress. Gelukkig hoeft het bijhouden van deze gegevens tegenwoordig geen dagtaak meer te zijn, zolang je het maar slim en consequent aanpakt.
Weet wat er speelt met je wagenpark
Het simpelweg binnenhalen van de bestanden is eigenlijk pas stap één. De echte waarde zit hem in het begrijpen van die data. Rijden je chauffeurs wel volgens de regels? Zijn er overtredingen op de rij- en rusttijden? Met goede tachograaf analyse software zie je dit direct in heldere overzichten, in plaats van dat je door complexe lijsten moet spitten. Zo kun je chauffeurs coachen en bijsturen vóórdat de inspectie op de stoep staat. Het geeft je grip op de situatie en voorkomt dat je achteraf verrast wordt door overtredingen die je had kunnen voorkomen.
Stop met dat gedoe in de cabine
Veel bedrijven werken nog op de ouderwetse manier: wachten tot de vrachtwagen vrijdagmiddag op de zaak is, met een downloadkey de cabine in klimmen en hopen dat het apparaat meewerkt. Dat is tijdrovend en logistiek onhandig. Wat als de wagen een week in het buitenland blijft? Tegenwoordig stappen de meeste ondernemers over op ‘remote downloaden’. Een kastje in de vrachtwagen stuurt de data automatisch en draadloos naar kantoor, waar de wagen ook is. Je hebt er letterlijk geen omkijken meer naar en je data is altijd compleet.
De deadlines zijn heilig
De wet is onverbiddelijk als het gaat om de termijnen. De bestuurderskaart van de chauffeur moet elke 28 dagen worden uitgelezen. Het massageheugen van de tachograaf zelf (de zwarte doos in de wagen) moet elke 90 dagen geleegd worden. Een veelgemaakte fout is wachten tot die allerlaatste dag. Als er dan net een technische storing is of de chauffeur ziek is, ben je te laat en ben je in overtreding. Maak er een gewoonte van om de frequentie te verhogen, bijvoorbeeld elke twee weken voor de kaarten. Zo bouw je een veiligheidsmarge in voor jezelf.
Bewaren is net zo belangrijk
Je hebt de data binnen, maar waar laat je het? De inspectie kan tot een jaar terugvragen naar je gegevens. Een mapje op een lokale computer die kan crashen, is dus een groot risico. Zorg voor een waterdicht archief, het liefst met automatische back-ups in de cloud. Als je computer het begeeft of er breekt brand uit, zijn je wettelijk verplichte bestanden in ieder geval veilig. Een goed georganiseerd archief geeft enorm veel rust in je hoofd. Kijk vandaag nog of jouw proces waterdicht is en bespaar jezelf een hoop ellende in de toekomst.